Quand on lance sa micro-entreprise, on espère souvent échapper à la paperasse. Et bonne nouvelle : le régime micro vous simplifie effectivement la vie. Mais attention, « simplifié » ne veut pas dire « zéro obligations ». Certains registres restent incontournables… et l’URSSAF (ou l’administration compétente) peut vous les demander en cas de contrôle. Voici un guide pour comprendre précisément quels livres comptables vous devez tenir, comment les remplir et dans quels cas ils sont obligatoires. Une boussole pratique pour éviter les erreurs qui peuvent coûter cher.
Les obligations comptables d’une micro-entreprise : un cadre très allégé
Le régime micro-entreprise économise votre temps : pas de grand-livre, pas de livre-journal complexe à tenir, pas de comptes annuels au sens plein, pas de bilan à déposer, pas de liasse fiscale spécifique pour les micro‐entrepreneurs. Bref, vous échappez aux joies de la compta classique.
Mais il reste deux documents clés à se procurer et à conserver :
le livre des recettes (obligatoire pour tous les micro-entrepreneurs)
le registre des achats (obligatoire uniquement pour certaines activités commerciales ou d’hébergement)
Comprendre leur rôle et leurs règles de tenue est essentiel : en cas de contrôle, ce sont les premiers éléments examinés.
Le livre des recettes : l’indispensable de tous les micro-entrepreneurs
Un registre obligatoire, quel que soit votre activité
Que vous soyez consultant, rédacteur, artisan, graphiste, naturopathe ou vendeur de bijoux : une règle ne change pas : vous devez tenir un livre des recettes. C’est le socle minimum de votre suivi comptable en micro-entreprise.
Ce que doit contenir votre livre des recettes
Le livre des recettes recense tous les encaissements, dans l’ordre réel où vous recevez votre argent. Ici, pas de subtilité : la date qui compte est la date d’encaissement, pas celle indiquée sur votre facture (au sens de date de facturation).
Chaque ligne doit comporter :
la date à laquelle vous avez été payé ;
la référence de la facture ou de la pièce justificative ;
l’identité du client (particulier ou professionnel) ;
la nature de la vente ou de la prestation ;
le montant encaissé ;
le mode de règlement (carte bancaire, virement, chèque ou espèces).
Par exemple : vous facturez un site web le 2 mars, mais le client vous règle le 15 mars. La ligne de votre livre des recettes doit tout simplement être datée du 15 mars.
Les règles strictes à respecter
Vous pouvez utiliser un cahier, un fichier ou un logiciel mais la forme ne doit laisser place à aucune modification possible :
pas de rature ;
pas de blancs ;
pas de cases vides ;
pas de suppression d’une écriture.
Le registre doit rester intégralement intègre. Il est possible d’utiliser un support papier ou numérique, à condition que ce dernier soit identifié et daté au moment de son établissement, et qu’il garantisse l’inaltérabilité des données.
Quel support utiliser pour son livre de recettes ?
Vous avez plusieurs options :
un livre papier acheté en papeterie spécialisée ;
les feuillets officiels mis à disposition par l’administration ;
un logiciel de facturation ou de gestion qui génère automatiquement un registre conforme.
Notre conseil : si vous facturez régulièrement, un logiciel fiable vous évitera les oublis et réduit les risques d’erreur.
Durée de conservation du livre des recettes
Le livre des recettes, ainsi que les pièces justificatives qui y sont rattachées, doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné.
Le registre des achats : obligatoire uniquement pour certaines activités
Qui doit tenir ce registre ?
Tous les micro-entrepreneurs ne sont pas concernés. Ce document est obligatoire uniquement si vous :
vendez des marchandises, objets ou fournitures ;
proposez des denrées à emporter ou à consommer sur place ;
fournissez une activité d’hébergement (hôtels, chambres d’hôtes, gîtes, etc.).
Autrement dit, si votre activité implique l’achat de produits destinés à être revendus ou utilisés dans une prestation commerciale, ce registre devient obligatoire. (Exemples : boutique en ligne, traiteur, food-truck, salon de thé, chambre d’hôtes…).
Si votre activité est purement de prestation de services (consultant, graphiste, artisan sans achat-vente de marchandises), vous n’êtes normalement pas tenu de posséder ce registre, mais rien ne vous empêche de le tenir à titre volontaire pour votre suivi.
Ce que doit contenir le registre des achats
Le registre suit la même logique que celui des recettes : tout se fait par ordre chronologique des paiements. Il doit mentionner :
la date de règlement de la dépense ;
la référence du justificatif (facture, note, ticket) ;
le nom du fournisseur ;
la nature de la dépense ;
le montant payé ;
le mode de paiement, avec une distinction claire pour les paiements en espèces.
Chaque dépense inscrite doit être prouvée. Vous devez donc conserver : factures, notes, tickets de caisse (valables pour les petits montants). Ces pièces doivent être archivées pendant 10 ans à compter de leur date d’émission.
Les mêmes exigences de tenue que pour le livre des recettes : pas de rature, pas de ligne sautée, pas de champ laissé vide. Le registre peut être tenu sur un support papier ou sur un outil numérique de gestion, à condition que celui-ci garantisse l’inaltérabilité.
Vous l’aurez compris, tenir une micro-entreprise ne signifie pas vivre sans obligations. Le livre des recettes et, pour certains, le registre des achats sont vos alliés indispensables pour prouver la réalité de votre activité et sécuriser vos déclarations. Prenez l’habitude de les tenir à jour au fur et à mesure : c’est simple, rapide, et cela vous évite des sueurs froides plus tard.
Le mieux est d’en faire un réflexe métier : quelques minutes après chaque encaissement ou dépense, et votre comptabilité restera un terrain parfaitement maîtrisé.
Questions fréquentes (FAQ)
Faut-il obligatoirement tenir une comptabilité quand on est micro-entrepreneur ?
Oui, mais elle est très simplifiée. Un micro-entrepreneur doit au minimum tenir un livre des recettes, et un registre des achats si son activité implique l’achat-revente ou la restauration. Aucun bilan ni compte annuel n’est exigé, mais il reste indispensable d’enregistrer chaque encaissement et de conserver les justificatifs pendant 10 ans.
Peut-on tenir son livre des recettes sur Excel ou sur un fichier numérique ?
Oui, c’est possible, à condition que le fichier soit fiable, daté et non modifiable. Le support numérique doit garantir l’inaltérabilité des données (pas de suppression ni de modification discrète). Un tableur classique peut convenir si vous conservez chaque version sans réécriture, mais un logiciel dédié reste plus sécurisé.
Que risque un micro-entrepreneur s’il ne tient pas ses registres comptables ?
L’absence de registre n’entraîne pas automatiquement une sanction, mais en cas de contrôle, l’administration peut reconstituer votre chiffre d’affaires ou refuser des justificatifs. En revanche, fournir un document falsifié ou modifié expose à des sanctions pénales. Bien tenir ses registres protège donc en cas de litige ou de contrôle fiscal.
Dois-je noter les recettes même si je n’ai pas encore encaissé le paiement ?
Non. En micro-entreprise, la règle est simple : vous déclarez ce que vous encaissez réellement, à la date où l’argent arrive sur votre compte. Même si la facture est ancienne, seule la date de paiement compte. Cela évite les décalages et simplifie le suivi comptable.
Les micro-entrepreneurs doivent-ils garder les tickets et factures papier ?
Oui, mais vous pouvez les conserver en version numérique (scan ou photo) si la copie est lisible et archivée correctement. Les justificatifs de recettes et d’achats doivent être gardés pendant 10 ans. Cette conservation est essentielle, car elle permet de prouver l’origine de chaque dépense ou encaissement en cas de contrôle.
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