Les pénalités de retard en cas de factures impayées 

Une facture qu’un client tarde à payer, ce n’est jamais neutre : c’est de la trésorerie immobilisée et un risque qui s’installe pour votre activité.

Pour y faire face, le droit prévoit un mécanisme clair : les pénalités de retard. Mais encore faut-il en maîtriser le cadre pour les appliquer efficacement, sans erreur et sans fragiliser la relation client.

Les délais de paiement applicables

Entre professionnels

Dans les relations entre entreprises, les délais de paiement sont librement fixés lors de la conclusion du contrat, mais cette liberté est encadrée par la loi.

Conformément aux dispositions du Code de commerce (notamment l’article L441-10), les délais ne peuvent pas dépasser :

• 60 jours à compter de la date d’émission de la facture,
• ou 45 jours fin de mois à compter de cette même date (plus clairement, le paiement doit intervenir au plus tard 45 jours après la fin du mois au cours duquel la facture a été émise).

Des dérogations existent pour certains secteurs d’activité, mais elles restent strictement encadrées. Par exemple pour : 

• Transport routier de marchandises : délais de paiement plus courts (souvent 30 jours maximum) pour protéger la trésorerie du secteur.
• Produits alimentaires périssables : délais réduits (parfois 20 ou 30 jours) en raison de la nature des produits.
• Secteur du bâtiment et travaux publics (BTP) en sous-traitance : les délais de paiement sont souvent limités à 30 jours maximum à compter de l’émission de la facture, afin de protéger les sous-traitants.

Entre un professionnel et un particulier

Lorsque le client est un particulier (entendu comme une personne physique agissant à des fins non professionnelles), ces règles ne s’appliquent pas.

En pratique, le paiement est généralement exigé :

• à la livraison du bien,
• ou à l’achèvement de la prestation.

En cas de retard de paiement, et dès lors que le délai convenu n’est pas respecté :

• des pénalités de retard sont dues,
• et, en cas de client professionnel, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement s’ajoute automatiquement.

Les mentions obligatoires concernant les pénalités de retard à faire figurer

La réglementation impose aux entreprises de faire obligatoirement figurer certaines informations relatives aux pénalités de retard dans leurs conditions générales de vente (CGV) et sur les factures.

Ces mentions comprennent :

• le taux des pénalités de retard,
• les conditions d’application,
• ainsi que l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (en B2B).

Par cohérence, ces informations sont également souvent reprises dans les devis et bons de commande.

En cas d’absence des mentions obligatoires relatives aux pénalités de retard et à l’indemnité forfaitaire, l’entreprise s’expose à une sanction pouvant atteindre :

• 75 000 € pour une personne physique,
• 375 000 € pour une personne morale (société).

En cas de récidive, ces montants peuvent être portés au double.

Ces sanctions sont notamment prévues à l’article L441-16 du Code de commerce.

Le taux des pénalités de retard

Le taux applicable par défaut

En l’absence de précision contractuelle, le taux applicable correspond au taux de refinancement principal de la Banque centrale européenne, majoré de 10 points de pourcentage.

Attention, ce taux évolue régulièrement. Il convient de retenir celui en vigueur à la date à laquelle les pénalités de retard commencent à courir.

La possibilité de fixer un taux contractuel

L’entreprise peut prévoir un taux de pénalités de retard différent dans ses conditions générales de vente.

Toutefois, ce taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, fixé semestriellement par arrêté ministériel et variant selon la nature du débiteur (particulier ou professionnel).

En pratique, le taux retenu doit rester suffisamment dissuasif (en effet, un taux trop faible pourrait être contesté, notamment s’il revient à neutraliser l’effet des pénalités).

Enfin, à défaut de mention du taux dans les CGV ou sur la facture, c’est le taux légal applicable (taux de la Banque centrale européenne majoré de 10 points) qui s’applique automatiquement.

Le calcul des pénalités de retard

Le point de départ des pénalités

Les pénalités deviennent exigibles :

• dès le lendemain de la date d’échéance figurant sur la facture.

Si aucune date n’est mentionnée :

• elles courent à partir de la date à laquelle le paiement devient exigible (généralement après livraison ou exécution).

La formule de calcul des pénalités de retard

Les pénalités de retard sont calculées sur le montant TTC de la facture impayée, en fonction du taux applicable et de la durée effective du retard.

Le montant est déterminé selon la formule suivante :

Montant TTC × taux annuel × (nombre de jours de retard / 365)

Ce calcul permet d’ajuster précisément les pénalités au nombre de jours de retard constatés.

Par exemple :

Nous avons une facture de 1 200 € TTC, avec un taux de pénalités de 12 % par an, et un retard de paiement de 30 jours.

Dans ce cas de figure, le calcul est le suivant :

1 200 × 12 % × (30 / 365)
= 1 200 × 0,12 × 0,0822
= 11,84 € de pénalités de retard

Le client devra donc régler la somme de 1 211,84 € au total, hors indemnité forfaitaire éventuelle.

Comment réclamer les pénalités de retard ?

Des pénalités applicables sans formalité préalable

Les pénalités de retard sont exigibles de plein droit, dès le lendemain de la date d’échéance figurant sur la facture. Concrètement, cela signifie qu’il n’est pas nécessaire :

• ni d’envoyer une mise en demeure,
• ni d’effectuer un rappel préalable pour qu’elles soient dues juridiquement.

En pratique, l’entreprise reste libre de réclamer ou non les pénalités de retard. Ce choix relève souvent d’un arbitrage commercial tenant compte de la relation client à préserver, des montants en jeu et de la fréquence des retards.

Comment procéder en pratique ?

Pour être effectivement perçues, les pénalités doivent être formalisées et communiquées au client. Plusieurs options sont possibles :

• Émission d’une facture complémentaire (solution la plus courante),
• Émission d’une note de débit détaillant le calcul,
• Intégration directe dans la facture initiale si le retard est déjà constaté

Les bonnes pratiques à respecter lors de la réclamation des pénalités de retard

Pour éviter toute contestation, il est recommandé de :

• rappeler clairement le taux applicable et son origine (CGV / facture),
• détailler le calcul des pénalités (montant, taux, nombre de jours),
• mentionner, le cas echeant, l’indemnite forfaitaire de 40 € pour les clients professionnels,
• conserver une trace écrite des échanges.

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Dans les relations entre professionnels, une indemnité fixe est due en cas de retard s’élevant à 40 € par facture impayée

Cette indemnité :

• est automatique, sans qu’une mise en demeure soit nécessaire,
• s’applique uniquement dans les relations entre professionnels (B2B),
• s’ajoute aux pénalités de retard,
• doit être mentionnée dans les CGV et sur les factures.

Lorsque les frais de recouvrement effectivement engagés sont supérieurs à ce montant, une indemnisation complémentaire peut être demandée, sur présentation de justificatifs.

Régime fiscal des pénalités de retard

Les pénalités de retard obéissent à un régime fiscal spécifique. Elles :

• ne sont pas soumises à la TVA,
• constituent en revanche un produit imposable, c’est à dire intégré au résultat de l’entreprise.

A ce titre, elles sont soumises :

• à l’impôt sur les sociétés (IS),
• ou à l’impôt sur le revenu (IR), selon le régime fiscal de l’entreprise.

En pratique, elles sont généralement imposées lorsqu’elles sont effectivement encaissées.

Ce qu’il faut retenir 

Les pénalités de retard constituent un levier juridique et financier essentiel pour les entreprises. Pour être conforme à la réglementation, il faut :

• respecter les plafonds légaux de délais de paiement,
• mentionner clairement les pénalités et l’indemnité de 40 € dans les documents commerciaux,
• appliquer un taux conforme aux règles en vigueur,
• calculer les pénalités sur le montant TTC,
• et maîtriser leur mise en œuvre pratique.

Une bonne maîtrise de ces règles permet de protéger sa trésorerie et d’éviter que les retards de paiement ne deviennent une habitude.